Syndic : quelles sont les fautes qui peuvent coûter cher ?

1. En résumé

• ➜ La mission du syndic est essentielle mais semée d’obligations légales, techniques et financières qui multiplient les risques d’erreurs.
• ➜ Les fautes les plus fréquentes concernent la communication, la gestion comptable, l’exécution des décisions et la transparence financière.
• ➜ Chaque manquement peut avoir des conséquences lourdes : perte de confiance, responsabilité civile engagée, voire poursuites pénales.
• ➜ Ces erreurs proviennent souvent d’une surcharge de travail, d’un manque d’organisation ou d’une méconnaissance du cadre réglementaire.
• ➜ Une prévention efficace repose sur la rigueur, la formation continue, la digitalisation et une culture de la responsabilité partagée.

2. Les fautes les plus fréquentes chez les syndics

2.1. Manquements à la communication et à la transparence

Le syndic est le pivot de la communication entre le conseil syndical, les copropriétaires et les prestataires. Or, une grande partie des litiges naissent d’un défaut d’information ou d’un manque de clarté.

Les exemples les plus fréquents :

• ● Convocation tardive ou incomplète à l’assemblée générale : l’article 9 du décret du 17 mars 1967 impose un délai de convocation minimal de 21 jours. Omettre ce délai ou oublier un document obligatoire (budget prévisionnel, devis, rapports) rend la décision contestable.
• ● Absence de transmission des procès-verbaux : le syndic doit notifier le procès-verbal aux copropriétaires dans le mois qui suit l’assemblée. Un retard peut entraîner la nullité de certaines décisions.
• ● Opacité sur les dépenses : la loi ALUR impose une comptabilité en partie double et la présentation normalisée des comptes. Un syndic qui ne justifie pas clairement ses honoraires, ou qui cumule des frais mal identifiés, manque à son obligation de transparence.

Ces manquements altèrent la confiance, créent des tensions dans la copropriété et peuvent justifier la révocation du mandat.

👉 Pour les éviter, le syndic doit instaurer une méthode de travail structurée : un suivi précis des assemblées et de leurs convocations, une centralisation des documents sur un espace en ligne sécurisé accessible aux copropriétaires, et une traçabilité systématique des échanges grâce à l’envoi d’accusés de réception.

2.2. Non-exécution ou mauvaise exécution des décisions d’assemblée générale

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic d’exécuter les décisions votées par l’assemblée. Ne pas s’y conformer constitue une faute de gestion.

Exemples :

• ● Travaux urgents votés mais jamais lancés.
• ● Retard volontaire ou négligent dans la signature des contrats approuvés.
• ● Non-recouvrement des charges malgré les relances du conseil syndical.

Ces situations peuvent avoir de lourdes conséquences : dégradation du bâti, perte d’assurance, voire mise en cause de la responsabilité civile du syndic. La jurisprudence est constante : le syndic doit exécuter les décisions, même s’il estime qu’elles sont contestables, sauf décision de justice contraire.

Jurisprudence : la Cour de cassation a confirmé que le syndic engage sa responsabilité contractuelle envers le syndicat en cas d’inexécution des décisions d’assemblée générale (Cass. 3e civ., 14 septembre 2017, n° 16-21.411).

👉 Un tableau de bord recensant les décisions d’assemblée, des relances automatiques et une communication régulière avec le conseil syndical assurent un suivi rigoureux et une prévention efficace.

2.3. Erreurs de gestion comptable ou financière

La gestion financière est le cœur de la mission du syndic. Une comptabilité imprécise, une confusion entre les fonds ou un retard dans les appels de charges sont des fautes récurrentes.

Cas typiques :

• ● Non-séparation des comptes bancaires : depuis la loi ALUR, chaque copropriété doit disposer d’un compte séparé, sauf dérogation expresse. Mélanger les fonds expose le syndic à des sanctions civiles et disciplinaires.
• ● Erreurs dans la répartition des charges : un simple mauvais code analytique ou un oubli d’appel de fonds peut créer des tensions et des impayés durables.
• ● Retard de paiement des fournisseurs entraînant des pénalités ou une perte de crédibilité auprès des entreprises partenaires.

Une comptabilité mal tenue est souvent le premier signal d’un syndic défaillant.

Référence : l’obligation de tenir une comptabilité en partie double conforme au plan comptable des copropriétés découle de l’arrêté du 14 mars 2005 modifié, pris pour l’application du décret n° 2005-240.

👉 Une gestion comptable fiabilisée repose sur l’utilisation d’un logiciel conforme au plan comptable de copropriété, la réalisation d’audits annuels avant présentation au conseil syndical et à l’assemblée générale, ainsi que le recours à un cabinet indépendant lorsque le volume d’opérations le justifie.

2.4. Défaut d’entretien ou de sécurité

La responsabilité du syndic s’étend à la conservation de l’immeuble et à la sécurité des occupants. L’inaction ou la négligence peuvent engager sa responsabilité civile et pénale.

Exemples :

• ● Absence de suividu contrôle des ascenseurs, de la chaudière collective ou des extincteurs.
• ● Oubli d’un diagnostic obligatoire (plomb, amiante, DPE collectif).
• ● Absence d’intervention malgré un signalement de fissures ou d’infiltrations.

Un accident (ex. incendie lié à une panne non réparée) peut être imputé à une faute de vigilance du syndic.

👉 Un suivi précis et documenté de l’entretien de l’immeuble comprend l’élaboration d’un plan pluriannuel avec calendrier des vérifications obligatoires, la consignation et le traitement systématiques des alertes, ainsi que la mise à jour annuelle des contrats d’entretien et de maintenance

2.5. Conflits d’intérêts et abus de pouvoir

Certaines pratiques, bien que discrètes, constituent des fautes lourdes :

• ● Passer des contrats avec des entreprises appartenant au syndic ou à ses proches.
• ● Imposer des prestataires sans consultation du conseil syndical.
• ● Facturer des honoraires « hors contrat » pour des missions déjà incluses dans le mandat.

Ces comportements nuisent à la transparence et peuvent relever de l’abus de confiance. La jurisprudence considère qu’un syndic doit agir exclusivement dans l’intérêt collectif des copropriétaires.

👉 Une démarche de transparence implique l’organisation systématique d’appels d’offres, la publication de la liste des prestataires habituels avec mention des liens éventuels avec le cabinet, et la soumission au vote de l’assemblée générale de toute rémunération exceptionnelle.

2.6. Non-respect des obligations légales et réglementaires

Les syndics sont tenus à de nombreuses obligations : assurance responsabilité civile professionnelle, garantie financière, tenue des registres, conformité du contrat type, respect des majorités légales… Leur méconnaissance ou leur négligence peut entraîner des nullités d’actes ou des sanctions administratives.

Exemples :

• ● Oubli de mise à jour du registre d’immatriculation de la copropriété.
• ● Non-souscription de l’assurance obligatoire du syndicat des copropriétaires.
• ● Application erronée des règles de majorité (article 24, 25, 26) dans les décisions d’AG.

Référence : ces obligations incluent notamment la tenue du registre d’immatriculation des copropriétés, prévue par l’article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965.

👉 Une vigilance réglementaire permanente suppose l’élaboration d’un calendrier recensant l’ensemble des obligations légales — assurances, diagnostics, déclarations administratives — et une actualisation régulière des connaissances par la formation continue et la veille juridique.

3. Les causes profondes des fautes professionnelles chez les syndics

Les fautes commises par les syndics ne résultent pas toujours d’une mauvaise foi. Elles sont souvent la conséquence d’un environnement de travail complexe, d’une charge administrative lourde et d’un cadre juridique en constante évolution. Identifier ces causes permet d’agir en amont.

3.1. Les défaillances organisationnelles

La première source d’erreurs provient de l’organisation interne des cabinets.

• ● Surcharge de travail : un gestionnaire peut suivre jusqu’à 40 ou 50 copropriétés, rendant impossible le suivi précis de chaque dossier. Le stress et la rotation du personnel aggravent cette fragilité.
• ● Manque de procédures : beaucoup de structures ne disposent pas de processus formalisés ni d’outils collaboratifs efficaces, d’où des oublis, des doublons et des erreurs de transmission.
• ● Digitalisation incomplète : certains syndics utilisent encore des méthodes manuelles ou des logiciels non intégrés, ce qui compromet la traçabilité et multiplie les erreurs de saisie.

👉 Une réorganisation interne, la définition de circuits de validation clairs et la modernisation des outils constituent des leviers essentiels pour fiabiliser la gestion.

3.2. Les facteurs structurels et culturels

D’autres causes relèvent davantage du cadre externe ou de la culture professionnelle.

• ● Cadre juridique mouvant : le droit de la copropriété évolue sans cesse (lois ALUR, Élan, réforme DPE, PPT, etc.), ce qui exige une veille continue. Sans formation, le risque d’erreur légale est constant.
• ● Conflits d’intérêts structurels : le modèle économique des syndics, parfois dépendant des honoraires « hors contrat », crée une tension entre intérêt collectif et intérêt du cabinet.
• ● Déficit de culture de responsabilité : une approche réactive, où l’absence de plainte vaut satisfaction, conduit à répéter les fautes au lieu de les prévenir.

👉 Développer une culture d’entreprise fondée sur la rigueur, la transparence et la responsabilisation individuelle réduit durablement ces risques.

4. Les leviers de prévention et de performance

Les fautes professionnelles ne sont pas une fatalité. La prévention repose sur la structuration des processus, la transparence, la compétence et une culture éthique solide.

4.1. La rigueur organisationnelle et la montée en compétence

Un syndic performant doit fonctionner comme une véritable entreprise organisée.

• ● Contrôle interne : formaliser chaque étape de la gestion (AG, appels de fonds, paiements, relances) permet de passer d’un mode réactif à un mode préventif.
• ● Transparence et communication : les copropriétaires doivent pouvoir accéder facilement aux informations via un extranet, des comptes rendus réguliers et une traçabilité complète.
• ● Formation continue : la veille juridique et les formations régulières assurent la maîtrise des évolutions réglementaires et renforcent la crédibilité du cabinet.

👉 Ces trois piliers constituent la base d’une gestion fiable et conforme.

4.2. L’éthique, la sécurité et la culture d’entreprise

La qualité de gestion repose aussi sur la probité et la sécurisation financière.

• ● Prévention des conflits d’intérêts : mise en place d’une charte de transparence, contrôle des marchés, et soumission au vote des rémunérations exceptionnelles.
• ● Sécurité financière : compte séparé pour chaque copropriété, vérification annuelle des garanties et audits comptables réguliers.
• ● Digitalisation maîtrisée : logiciels complets, signature électronique, archivage sécurisé et alertes automatiques sur les obligations légales.
• ● Culture de la responsabilité : valoriser la rigueur, partager les bonnes pratiques et transformer la conformité en réflexe collectif.

👉 Ces leviers conjugués renforcent la confiance, protègent le cabinet et améliorent durablement la qualité de service.