1. Travailler à contre-rythme
La plupart des professionnels organisent leurs journées autour de leurs tâches, rarement autour de leur niveau d’énergie. On ouvre son agenda, on aligne les rendez-vous, on coche des to-do lists… sans toujours se demander : « Suis-je dans de bonnes dispositions pour accomplir cette tâche maintenant ? » Et c’est ainsi que l’on peut se retrouver à devoir rédiger un dossier stratégique à 15 h 30, alors que la concentration faiblit, ou à participer à une réunion créative dès 8 h alors que l’on peine encore à mobiliser toute son attention.
Pourquoi est-ce épuisant ?
- Ce fonctionnement peut créer une friction permanente entre vos attentes et vos capacités du moment.
- Vous risquez de dépenser davantage d’énergie pour accomplir certaines tâches.
- Le travail qui exige une forte concentration peut progressivement devenir plus difficile à aborder.
- Ce désalignement peut favoriser un cercle vicieux : procrastination → culpabilité → découragement → fatigue → procrastination.
Travaillez avec votre rythme
Votre niveau d’énergie et votre capacité de concentration peuvent fluctuer au cours de la journée. Apprendre à repérer ces variations peut vous aider à mieux organiser votre travail. Voici comment faire concrètement :
- Repérez vos créneaux de forte énergie : ce sont les moments où vous vous sentez le plus lucide, concentré ou créatif. Ils peuvent se situer le matin, en fin de matinée, l’après-midi ou même en début de soirée selon les personnes.
- Observez votre rythme pendant une semaine. À quels moments ressentez-vous le plus de clarté d’esprit et de facilité à vous concentrer ? Essayez de réserver ces créneaux aux activités à forte valeur ajoutée : création, écriture, réflexion stratégique ou décisions importantes. Lorsque cela est possible, limitez pendant ces périodes les notifications et les réunions susceptibles de vous interrompre.
- Exploitez intelligemment vos « heures basses » : il ne s’agit pas de ne rien faire, mais d’adapter la nature de vos tâches. Vous pouvez, par exemple, consacrer ces moments au traitement des e-mails, à certaines tâches administratives ou à des lectures qui exigent moins de concentration.
- Évitez de surcharger systématiquement vos fins de journée : lorsque votre niveau d’attention diminue, privilégiez si possible des tâches moins exigeantes, les rituels de clôture ou la préparation de la journée suivante.
Le bénéfice : mieux répartir vos efforts
Adapter votre organisation à vos périodes de concentration peut vous aider à utiliser plus efficacement votre énergie :
- Vous consacrez vos périodes les plus favorables aux tâches qui demandent le plus d’attention.
- Vous réduisez les efforts inutiles liés à certaines tâches réalisées au mauvais moment.
- Vous construisez une organisation plus régulière et potentiellement plus soutenable.
L’objectif n’est donc pas nécessairement de travailler davantage, mais de mieux choisir le moment consacré à chaque type de tâche.
2. Dire oui quand vous pensez non
Chaque jour, vous êtes sollicité pour une réunion, un appel, un service, une opportunité « à ne pas manquer », un projet « urgent mais pas très clair »… Et, trop souvent, vous dites oui presque machinalement. Pas nécessairement par conviction ou parce que la demande correspond à vos priorités, mais parfois par peur de froisser, de décevoir, de rater une occasion ou de passer à côté de quelque chose.
Pourquoi est-ce épuisant ?
- Dire oui par défaut peut multiplier les engagements et disperser votre attention.
- Vous laissez progressivement les demandes extérieures déterminer votre agenda et vos priorités.
- Chaque nouvel engagement réduit le temps disponible pour les activités que vous aviez initialement décidé de privilégier.
Dire non ne signifie pas être rigide, fermé ou individualiste. Il s’agit aussi de protéger vos ressources et votre temps pour les consacrer aux activités qui comptent réellement. Voici comment y parvenir :
- Clarifiez vos priorités : chaque semaine, identifiez ce qui est vital, stratégique ou structurant. Notez ces priorités et gardez-les sous les yeux. Elles deviennent votre boussole et vous permettent d’identifier plus facilement les sollicitations qui vous éloignent de votre cap.
- Apprenez à dire non simplement : il n’est pas toujours nécessaire de vous justifier longuement. Une réponse claire peut suffire : « Je ne suis pas disponible pour cela cette semaine. » ou « Ce n’est pas une priorité pour moi en ce moment. » Vous pouvez également remplacer le « oui automatique » par une réponse qui vous laisse le temps de réfléchir.
- Accordez-vous un temps de réflexion : « Je regarde et je te tiens au courant. » Cette réponse vous évite de vous engager immédiatement sous l’effet de la pression ou par simple réflexe. Vous pouvez ensuite décider si la demande est compatible avec vos priorités et votre emploi du temps.
Astuce : créez un « budget énergie » hebdomadaire
Vous pouvez considérer votre temps et votre énergie comme des ressources limitées à répartir entre vos différents engagements. Chaque nouveau « oui » mobilise une partie de ces ressources.
Chaque lundi, vous pouvez vous poser ces questions : quelles sont mes trois priorités non négociables ? Quelles demandes ai-je reçues et pourrais-je raisonnablement décliner ? À quelles sollicitations ai-je réellement envie ou intérêt à dire oui ?
3. Sauter d’une tâche à l’autre sans pause
Dans le tumulte de vos journées, vous pouvez avoir l’impression de ne jamais vous arrêter… Mais avez-vous réellement avancé sur l’essentiel ?
Pourquoi est-ce épuisant ?
- Passer fréquemment d’un sujet à un autre oblige à réorienter continuellement son attention.
- Les interruptions et les changements de tâche peuvent fragmenter le travail et rendre plus difficile le maintien d’une concentration prolongée.
- Une recherche menée notamment par Gloria Mark et ses collègues à l’Université de Californie à Irvine a montré que, dans leurs observations, les personnes revenaient en moyenne à une tâche interrompue après un peu plus de 23 minutes. Ce chiffre correspond au temps avant la reprise de la tâche et ne signifie pas qu’il faut systématiquement 23 minutes pour retrouver sa « pleine concentration ».
Limiter les changements incessants de tâche peut donc faciliter les périodes de concentration. C’est également l’un des principes que l’on retrouve dans des méthodes d’organisation comme la règle du 3-3-3.
Intégrez des temps de récupération
Enchaîner les tâches sans interruption n’est pas nécessairement la manière la plus efficace d’organiser sa journée. Prévoir de courtes pauses peut permettre de créer une séparation entre deux périodes de travail et d’éviter une succession permanente de sollicitations.
- Des micro-pauses : accordez-vous quelques minutes entre deux blocs de travail. Vous pouvez marcher, vous étirer, regarder au loin ou simplement quitter momentanément votre écran.
- Une véritable pause déjeuner : lorsque cela est possible, profitez de ce moment pour vous éloigner du travail et des sollicitations professionnelles plutôt que de poursuivre votre journée devant votre écran.
- Des créneaux sans sollicitation : désactivez temporairement les notifications et réservez certaines périodes à une seule tâche. Ces plages de travail sans interruption peuvent faciliter la concentration sur les activités qui nécessitent davantage d’attention.
Astuce pratique : testez la méthode 52/17
La méthode 52/17 consiste à alterner 52 minutes de travail et 17 minutes de pause. Elle trouve son origine dans une analyse publiée en 2014 par DeskTime, un logiciel de suivi du temps de travail. L’entreprise avait observé que les 10 % d’utilisateurs considérés comme les plus productifs travaillaient en moyenne pendant environ 52 minutes avant de prendre une pause d’environ 17 minutes.
Il ne s’agit toutefois pas d’une règle scientifique universelle ni d’un rythme dont l’efficacité serait démontrée pour tout le monde. DeskTime a d’ailleurs obtenu des rythmes différents lors d’analyses réalisées ultérieurement. La méthode 52/17 peut donc être considérée comme une piste d’organisation à tester et à adapter à votre propre capacité de concentration.
- Pendant 52 minutes : concentrez-vous, si possible, sur une seule tâche en limitant les interruptions et les notifications.
- Pendant 17 minutes : faites une véritable pause : marchez, étirez-vous, changez d’environnement ou éloignez-vous simplement de votre écran.
L’essentiel n’est pas de respecter ces durées à la minute près, mais de trouver une alternance entre concentration et pause qui corresponde à votre activité et à votre propre rythme.
