Entreprise de nettoyage : chiffrer un contrat d’entretien

1. Visitez les bureaux avant de proposer un prix

Deux bureaux de 300 m² peuvent demander des temps de nettoyage très différents. Un espace ouvert peu encombré ne se traite pas comme une succession de petites pièces comprenant plusieurs sanitaires, une cuisine et des escaliers.

Pendant la visite, relevez les surfaces réellement concernées, les revêtements, le nombre de postes de travail et la fréquentation des locaux. Observez également l’état initial : un entretien régulier ne demande pas le même travail qu’une remise en état après plusieurs mois de nettoyage insuffisant.

Vérifiez les conditions d’accès. Pouvez-vous stationner à proximité ? Disposez-vous d’un ascenseur, d’un point d’eau et d’un local pour stocker vos produits ? Devez-vous récupérer des clés, désactiver une alarme ou attendre le départ des salariés ? Ces contraintes prennent du temps, même lorsqu’elles ne correspondent pas directement à une opération de nettoyage.

Enfin, identifiez les surfaces fragiles et les équipements sensibles. Vous pourrez choisir les méthodes adaptées et intégrer les moyens de prévention nécessaires. L’INRS rappelle notamment les risques liés aux produits chimiques, aux chutes et aux contraintes physiques dans les activités de nettoyage..

2. Définissez précisément les prestations et leur fréquence

Une formule comme « entretien complet des bureaux » laisse trop de place aux interprétations. Pour chiffrer correctement votre contrat, associez chaque tâche à une zone et à une fréquence.

Précisez qui fournit le papier toilette, le savon et les essuie-mains. Si vous les fournissez, définissez les quantités comprises ou les modalités de facturation selon la consommation. Leur coût dépend notamment du nombre d’occupants, pas seulement de la surface.

Distinguez aussi l’entretien courant des prestations exceptionnelles : remise en état initiale, nettoyage après travaux, déménagement ou événement. Vous éviterez d’intégrer gratuitement une intervention lourde dans un forfait prévu pour l’entretien habituel.

3. Estimez le nombre réel d’heures nécessaires

Décomposez votre intervention par tâche plutôt que d’appliquer immédiatement un rendement au mètre carré. Appuyez-vous sur vos chantiers comparables ou sur un essai chronométré dans des conditions représentatives.

Vous pouvez, par exemple, prévoir 45 minutes pour les sols, 25 minutes pour les sanitaires, 20 minutes pour les corbeilles et les surfaces accessibles, puis 15 minutes pour l’espace de pause. Ajoutez ensuite la préparation, le rangement du matériel et la fermeture des locaux. Ces durées sont illustratives : vous devez les adapter au site et au niveau de qualité convenu.

Comptez en heures de travail cumulées. Deux agents présents pendant une heure représentent deux heures de main-d’œuvre, même si les bureaux ne sont occupés qu’une heure par votre équipe.

Pour mensualiser un contrat, utilisez le nombre de passages réellement prévu sur l’année :

Heures mensuelles moyennes = heures par passage × nombre annuel de passages / 12

Avec deux heures par passage et 156 passages annuels, vous obtenez 26 heures par mois en moyenne. Ce volume correspond à trois passages par semaine pendant 52 semaines, avant tout ajustement du calendrier.

Vérifiez donc les fermetures du client et le traitement des jours fériés : passage maintenu, reporté ou supprimé. Multiplier systématiquement votre volume hebdomadaire par quatre sous-estime une année complète.

Ajoutez séparément les opérations périodiques, les déplacements et le suivi du chantier, sans les compter deux fois.

4. Calculez le coût complet du contrat

Votre coût de main-d’œuvre ne se limite pas au salaire net ou au salaire brut. Vous devez intégrer les cotisations employeur, les primes et majorations applicables, ainsi que le coût des congés, des remplacements et des temps non directement productifs.

Construisez votre coût horaire à partir de vos données de paie et d’un volume réaliste d’heures productives. Vérifiez quelles dépenses il comprend déjà avant d’ajouter des lignes distinctes : un remplacement déjà intégré dans votre coût horaire ne doit pas être provisionné une seconde fois.

Si vous assurez vous-même les interventions, donnez également une valeur à votre temps. Un contrat qui paie uniquement les produits et le carburant ne vous permet pas de vivre de votre activité. Selon votre statut, votre calcul doit aussi tenir compte de vos cotisations et de leur assiette.

Ajoutez les produits, les consommables, l’usure ou la location du matériel, les déplacements et le stationnement. Répartissez enfin une part cohérente de vos frais de structure : assurance, comptabilité, logiciels, gestion des plannings et suivi commercial.

Travaillez hors taxes pour les dépenses dont vous récupérez la TVA. Lorsque vous ne la récupérez pas, retenez le coût effectivement supporté.

Si vous remplacez une autre entreprise de nettoyage, vérifiez la situation du personnel avant de finaliser votre offre. La convention collective des entreprises de propreté prévoit, sous conditions, un dispositif de continuité des contrats de travail lors d’un changement de prestataire. Une reprise peut modifier votre coût de main-d’œuvre : ne chiffrez pas uniquement à partir d’un recrutement hypothétique au salaire minimal.

5. Fixez votre prix : un exemple de forfait mensuel

Prenons un contrat fictif d’entretien de bureaux de 300 m². Après visite, vous retenez deux heures de travail par passage, trois passages par semaine et 156 passages annuels. Votre volume moyen atteint donc 26 heures mensuelles.

Vous estimez votre coût de main-d’œuvre à 22 € par heure productive, en intégrant les charges et provisions retenues pour cet exemple. Ces montants ne constituent ni un tarif de marché ni un minimum conventionnel.

Dans cet exemple, la vitrerie, la remise en état initiale et les consommables sanitaires sont exclus du forfait et proposés séparément.

Si vous souhaitez conserver 20 % du prix de vente après couverture de ce coût complet, votre calcul est le suivant :

• Prix de vente HT = coût complet / (1 − part du prix de vente visée)
• Prix de vente HT = 822 / (1 − 0,20) = 1 027,50 €

Vous pourriez retenir un forfait de 1 030 € HT par mois, selon les conditions commerciales convenues. L’écart prévisionnel entre ce prix et le coût estimé serait alors de 208 €, soit environ 20,2 % du chiffre d’affaires du contrat. Ce montant n’est pas automatiquement votre bénéfice net après impôt.

Attention : ajouter 20 % au coût ne produit pas le même résultat. Avec 822 × 1,20, vous factureriez 986,40 €. L’écart de 164,40 € représenterait seulement 16,7 % du prix de vente.

Vous pouvez ensuite calculer un équivalent au mètre carré pour comparer vos propres offres : 1 030 / 300 = environ 3,43 € HT par m² et par mois. Ce ratio ne vaut que pour ce périmètre et cette fréquence. Il ne constitue pas un barème à appliquer à tous vos prospects.

6. Encadrez votre forfait dans le devis et le contrat

Votre proposition doit permettre au client de comprendre ce qu’il achète. Décrivez les locaux concernés, les tâches incluses, les exclusions, la fréquence, les créneaux et la répartition des fournitures.

Précisez également le calendrier retenu, la durée du contrat, les conditions de paiement, les modalités de résiliation et le traitement des demandes supplémentaires. Si vous lissez le prix sur douze mois, indiquez le volume annuel de prestations auquel correspond cette mensualisation.

Prévoyez une procédure de réexamen du prix lorsque le périmètre change : ajout d’un étage, hausse importante de la fréquentation, passages supplémentaires ou nouvelles exigences. Une éventuelle clause de révision doit reposer sur des modalités clairement définies et acceptées.

Si votre client demande une baisse de prix, examinez avec lui les ajustements possibles du périmètre. Vous pouvez modifier certaines fréquences ou proposer des prestations en option, tout en conservant un niveau d’hygiène adapté. Refaire le calcul vous permet de négocier en connaissant votre seuil de rentabilité.

7. Contrôlez la rentabilité dès les premières interventions

Après le démarrage, comparez vos hypothèses avec les temps réellement constatés. Relevez les durées par tâche, les déplacements, les consommations et les demandes qui dépassent le périmètre prévu.

Dans l’exemple précédent, 30 minutes supplémentaires à chaque passage représentent 6,5 heures par mois en moyenne :

• Surcoût mensuel de main-d’œuvre = 0,5 heure × 156 passages / 12 × 22 € = 143 €

À prix inchangé, l’écart prévisionnel de 208 € tombe à 65 €, avant toute autre dérive de coût. Un petit dépassement répété peut donc absorber l’essentiel de votre marge.

Cherchez ensuite la cause : temps initial trop optimiste, matériel inadapté, accès compliqué ou tâches supplémentaires. Vous pourrez améliorer l’organisation ou convenir d’un avenant lorsque le besoin du client évolue. Une erreur d’estimation de votre part ne permet pas, à elle seule, d’imposer une hausse du prix convenu.

Enfin, intégrez l’assurance à votre coût de fonctionnement et faites vérifier les garanties adaptées aux prestations réalisées : dommages aux surfaces traitées, aux équipements du client ou conséquences d’une perte de clés, selon les conditions du contrat. Une couverture adaptée accompagne votre activité ; elle ne compense pas un forfait sous-évalué.

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