1. En résumé
- ➜ Depuis le 1er novembre 2026, de nouvelles modalités d'audit Qualiopi s'appliquent, sous réserve d'un régime transitoire jusqu'au 31 décembre 2026.
- ➜ La participation aux audits est réservée aux dirigeants et aux salariés permanents mandatés par ces derniers.
- ➜ L'audit initial se déroule dans les locaux de l'organisme, sauf exception prévue pour les structures ne disposant pas de locaux dédiés.
- ➜ Les justificatifs doivent être disponibles le jour de l'audit. L'absence d'une preuve demandée entraîne une non-conformité.
- ➜ Les nouveaux entrants font l'objet de vérifications particulières lors de l'audit de surveillance.
- ➜ Le renouvellement doit être anticipé pour éviter toute interruption de certification.
2. Pourquoi les règles des audits Qualiopi changent-elles en 2026 ?
La certification Qualiopi permet aux prestataires d'actions concourant au développement des compétences de démontrer la conformité de leurs processus au référentiel national qualité.
Elle est notamment nécessaire pour accéder à certains financements publics ou mutualisés, dans les conditions prévues par le Code du travail.
L'arrêté du 28 octobre 2026 modifie l'arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit associées au référentiel national qualité.
Son objectif est notamment de renforcer la vérification de l'appropriation effective des exigences du référentiel par les organismes audités.
Les dispositions concernent plusieurs aspects :
- ● L'identité et la qualité des personnes participant aux audits.
- ● Les conditions de réalisation des audits sur place.
- ● La vérification des actions de formation effectivement réalisées.
- ● La disponibilité des éléments de preuve.
- ● Le suivi des nouveaux entrants.
- ● Le traitement des non-conformités.
- ● La continuité de la certification lors du renouvellement.
Le principe essentiel est le suivant : il ne suffit pas de disposer de procédures qualité correctement rédigées. L'organisme doit également pouvoir démontrer leur application concrète dans ses activités.
Ces règles concernent aussi bien les organismes de formation structurés que les formateurs indépendants engagés dans une démarche de certification Qualiopi.
3. Quelles sont les nouvelles règles applicables aux audits Qualiopi ?
La participation aux audits est réservée aux dirigeants et aux salariés permanents mandatés
L'arrêté du 28 octobre 2026 encadre les personnes autorisées à participer aux audits.
Seuls peuvent y participer :
- ● Le ou les dirigeants de l'organisme.
- ● Les salariés occupant un emploi permanent et mandatés par le dirigeant.
Ces personnes doivent justifier de leur identité et de leur qualité auprès de l'auditeur au démarrage de l'audit.
Cette disposition concerne particulièrement les organismes qui s'appuient sur un consultant extérieur pour préparer leur certification.
Il reste possible de faire appel à un prestataire spécialisé pour organiser sa documentation, préparer ses procédures ou réaliser un audit blanc.
En revanche, un consultant extérieur qui ne remplit pas les conditions prévues par le texte ne peut pas participer à l'audit en qualité de représentant de l'organisme.
Les dirigeants et salariés habilités doivent donc maîtriser les procédures qualité, les documents justificatifs et les actions correctives mises en œuvre.
L'audit initial doit être réalisé dans les locaux de l'organisme
Avant de déclencher l'audit initial, l'organisme doit avoir mis en œuvre au moins une action relevant de chacune des catégories pour lesquelles il demande la certification. Cette condition doit être anticipée lors de la préparation de l'audit.
L'audit initial se déroule en principe dans les locaux de l'organisme candidat à la certification.
Une exception est prévue lorsque celui-ci ne dispose pas de locaux dédiés à la réalisation des actions concernées. Dans cette situation, le lieu de l'audit peut être convenu avec l'organisme certificateur.
Cette dérogation ne s'applique toutefois pas aux centres de formation d'apprentis (CFA), y compris lorsqu'ils réalisent leurs prestations à distance.
Pour les CFA proposant des formations à distance, les locaux pris en compte sont ceux dans lesquels sont réalisées les actions d'assistance technique et pédagogique.
Les formateurs indépendants qui travaillent depuis leur domicile ou directement chez leurs clients doivent donc déterminer suffisamment tôt les modalités pratiques de leur audit avec le certificateur.
Les actions contrôlées sont sélectionnées par échantillonnage
L'auditeur sélectionne un échantillon représentatif des actions réalisées par l'organisme sur la période de référence.
Cet échantillon n'est pas communiqué avant la réunion d'ouverture de l'audit.
Ce principe d'échantillonnage n'est pas une nouveauté de 2026. Il demeure néanmoins essentiel pour préparer correctement sa certification.
Vous ne pouvez pas vous limiter aux dossiers des formations que vous pensez voir contrôlées.
Vous devez être en mesure de présenter les justificatifs correspondant aux différentes actions susceptibles d'être sélectionnées.
Une organisation documentaire complète et régulièrement actualisée constitue donc un élément important de la préparation.
Les preuves de conformité doivent être disponibles le jour de l'audit
L'organisme doit disposer des éléments permettant de démontrer sa conformité aux indicateurs applicables du référentiel national qualité.
L'absence d'une preuve demandée le jour de l'audit fait l'objet d'une non-conformité.
Un document existant, mais introuvable au moment du contrôle, peut donc entraîner le constat d'un écart.
Par exemple, l'auditeur peut demander des justificatifs concernant :
- ● L'identification des besoins des bénéficiaires.
- ● L'adaptation des prestations aux publics concernés.
- ● Le suivi de la participation aux formations.
- ● L'évaluation des acquis.
- ● Le recueil et le traitement des réclamations.
- ● Les actions d'amélioration mises en œuvre.
La simple existence d'une procédure écrite ne suffit pas nécessairement à démontrer son application.
Pour limiter les risques de non-conformité, il est recommandé de centraliser les justificatifs dans un système documentaire accessible et régulièrement mis à jour.
4. Audit initial, surveillance et renouvellement : quelles différences ?
La certification Qualiopi s'inscrit dans un cycle de trois ans comprenant plusieurs étapes de contrôle.
| Type d'audit |
Objectif |
Modalités |
| Audit initial |
Vérifier la conformité avant la délivrance de la certification |
Sur place, avec une exception possible pour certains organismes sans locaux dédiés |
| Audit de surveillance |
Vérifier le maintien de la conformité |
Entre le 14e et le 22e mois, à distance en principe, sur place dans certains cas |
| Audit de renouvellement |
Permettre la délivrance d'un nouveau certificat |
Sur place, avant l'expiration de la certification |
5. Dans quels cas l'audit de surveillance doit-il se dérouler sur place ?
L'audit de surveillance est en principe réalisé à distance.
Il doit toutefois être organisé sur site dans plusieurs situations :
- ● L'organisme a été audité en tant que nouvel entrant lors de son audit initial.
- ● L'organisme réalise des actions de formation par apprentissage.
- ● Des signalements conformes aux règles de réclamation du certificateur justifient un contrôle sur place.
- ● Une analyse des risques issue de l'audit précédent le nécessite.
- ● Le certificateur décide de contrôler certains sites d'un organisme multi-sites dans les conditions prévues par la réglementation.
- ● L'organisme audité demande lui-même un contrôle sur place.
Les organismes récemment créés doivent donc anticiper les contraintes matérielles et organisationnelles de leur audit de surveillance.
6. Quelles obligations particulières concernent les nouveaux entrants ?
La réglementation prévoit des modalités d'audit adaptées pour les nouveaux entrants.
Cette catégorie comprend notamment les organismes dans leur première année d'activité et ceux qui débutent une activité relevant d'une nouvelle catégorie d'actions.
Lors de l'audit initial, certains indicateurs font l'objet d'une vérification de la formalisation des processus.
Leur mise en œuvre effective est ensuite examinée lors de l'audit de surveillance.
Les indicateurs concernés sont les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 24, 25 et 26, lorsqu'ils sont applicables.
Pour les organismes audités comme nouveaux entrants, l'audit de surveillance comprend la vérification de l'ensemble des indicateurs applicables.
Sa durée est également majorée :
- ● D'une demi-journée dans le cas général.
- ● D'une journée lorsque l'organisme réalise des formations par apprentissage ou lorsque son chiffre d'affaires est égal ou supérieur à 750 000 euros.
Ces dispositions permettent notamment de vérifier que les procédures présentées lors de l'audit initial sont effectivement appliquées.
7. Un changement de gouvernance peut-il entraîner un audit supplémentaire ?
Oui, dans certaines situations.
Lorsqu'un organisme nouvel entrant connaît un changement substantiel de sa gouvernance et de ses statuts dans les quatorze mois suivant sa première certification, sa certification est suspendue dans l'attente d'un audit complémentaire sur site.
Cet audit présente une durée et un contenu similaires à ceux de l'audit de surveillance.
L'organisme concerné doit également informer sans délai son certificateur d'un tel changement.
Cette disposition impose une vigilance particulière aux structures récemment certifiées qui envisagent une transformation importante de leur organisation.
Si l'organisme nouvel entrant ne signale pas un changement substantiel de sa gouvernance et de ses statuts, le certificateur engage une procédure de retrait de la certification, comprenant une procédure contradictoire.
8. Quelles règles s'appliquent aux organismes multi-sites ?
Les organismes multi-sites doivent disposer d'un système qualité unique, piloté par une fonction centrale exerçant une autorité sur les différents sites.
Les audits reposent sur un échantillonnage réglementé des sites, en complément du contrôle de la fonction centrale. L'ajout de nouveaux sites nécessite également des vérifications avant leur intégration au périmètre de certification.
Une non-conformité majeure constatée sur un site peut avoir des conséquences sur la certification de l'ensemble de l'organisme.
9. Quelles sont les conséquences des non-conformités Qualiopi ?
Les non-conformités constatées pendant un audit peuvent avoir des conséquences sur la délivrance ou le maintien de la certification.
Cinq non-conformités mineures non levées constituent une non-conformité majeure
La réglementation prévoit que l'existence d'au moins cinq non-conformités mineures non levées au moment de la décision de certification constitue une non-conformité majeure.
Cette règle, déjà présente dans le dispositif Qualiopi, est maintenue par les dispositions issues de l'arrêté du 28 octobre 2026.
Une certification ne peut pas être délivrée tant qu'une non-conformité majeure reste non levée.
L'accumulation de plusieurs écarts mineurs peut donc avoir des conséquences importantes sur l'issue de l'audit.
Il est essentiel de traiter les non-conformités identifiées et de conserver les justificatifs démontrant la mise en œuvre des actions correctives.
L'absence d'affichage du certificat constitue une non-conformité majeure lors de la surveillance
Les organismes certifiés doivent afficher leur certificat Qualiopi :
- ● Dans leurs locaux.
- ● Sur leur site Internet, lorsqu'ils en possèdent un.
En l'absence de site Internet, ils doivent communiquer une copie du certificat aux candidats, stagiaires, apprentis ou financeurs concernés qui en font la demande.
Cette obligation existait déjà dans le dispositif de certification.
Le texte applicable prévoit que son non-respect, constaté lors de l'audit de surveillance, donne lieu à une non-conformité majeure.
Il est donc important de vérifier la présence et la validité du certificat sur les supports concernés.
Une catégorie d'actions peut être retirée du certificat
Si un organisme n'a réalisé aucune prestation dans la catégorie « actions de formation » ou « actions de formation par apprentissage » depuis l'audit initial, le certificateur procède au retrait de la certification pour la catégorie concernée lors de l'audit de surveillance.
Par ailleurs, en l'absence de nouvelle prestation réalisée dans une catégorie depuis l'audit initial, l'organisme ne peut pas demander le renouvellement de sa certification pour cette catégorie.
Il est donc recommandé de vérifier régulièrement que les catégories figurant sur le certificat correspondent à l'activité effectivement exercée.
Les fausses déclarations peuvent entraîner un refus ou un retrait
L'arrêté prévoit également des conséquences en cas de fausse déclaration.
Lors de l'audit initial, une fausse déclaration dans les éléments transmis au certificateur ou pendant l'audit peut entraîner un refus de certification, à l'issue d'une procédure contradictoire.
Une fausse déclaration constatée dans le cadre de la surveillance peut également entraîner le retrait de la certification, selon les conditions prévues par le texte.
Les informations administratives, les données relatives à l'activité et les justificatifs communiqués au certificateur doivent donc être exacts et actualisés.
10. Quelles précisions concernent les indicateurs 19 et 20 ?
L'arrêté du 28 octobre 2026 apporte également des précisions sur les paramètres utilisés pour l'application de certains indicateurs du référentiel national qualité.
Indicateur 19 : un nombre d'intervenants fixé à huit
Le texte fixe à huit le nombre d'intervenants par formation mentionné à l'indicateur 19.
Ce paramètre doit être pris en compte dans l'application de cet indicateur, pour les organismes auxquels il s'applique.
Il ne doit toutefois pas être interprété comme une interdiction générale de mobiliser plus de huit intervenants pour toute formation.
Indicateur 20 : un seuil de 50 % d'heures d'enseignement
Le texte fixe à 50 % le seuil de proportion d'heures d'enseignement réalisées par des intervenants permanents mentionné à l'indicateur 20.
Pour les formations comprenant des modules pédagogiques asynchrones, le prestataire doit présenter un mode de calcul permettant au certificateur de vérifier le respect de l'indicateur.
Ces paramètres doivent être appréciés au regard du champ d'application des indicateurs concernés et des précisions du guide officiel de lecture Qualiopi.
11. Quels documents préparer avant un audit Qualiopi ?
Pour éviter les difficultés le jour du contrôle, vous devez constituer un dossier documentaire complet.
La liste exacte des preuves dépend des indicateurs du référentiel applicables à votre activité. Voici une checklist pratique pour préparer votre audit :
- ● Déclaration d'activité et numéro d'enregistrement
- ● Informations SIREN, SIRET et statut juridique
- ● Organigramme et identité des responsables
- ● Dernier bilan pédagogique et financier disponible
- ● Programmes et objectifs pédagogiques
- ● Conventions ou contrats de formation
- ● Évaluations des besoins et positionnements
- ● Feuilles d'émargement ou preuves de participation
- ● Évaluations des acquis et bilans de formation
- ● Questionnaires de satisfaction et résultats
- ● Réclamations et preuves de leur traitement
- ● Actions d'amélioration et suivi des corrections
- ● Justificatifs de compétences des intervenants
- ● Éléments de veille et preuves de leur exploitation
- ● Certificat Qualiopi et preuve de son affichage
- ● Rapports d'audits précédents, le cas échéant
- ● Plans d'actions correctives et justificatifs de clôture
Cette liste constitue une aide à la préparation. Elle ne remplace pas les exigences du référentiel national qualité ni les documents spécifiquement demandés par le certificateur.
Vous pouvez consulter le guide officiel de lecture Qualiopi pour identifier les éléments de preuve correspondant à chaque indicateur.
12. Que se passe-t-il si votre certification Qualiopi expire ?
Le renouvellement constitue un point de vigilance important pour les organismes de formation.
L'audit de renouvellement doit être réalisé sur place avant la date d'expiration du certificat, dans des délais permettant de lever les éventuelles non-conformités majeures avant cette échéance.
Mais la réalisation de l'audit avant la date limite ne suffit pas.
La décision de renouvellement doit également intervenir avant l'expiration de la certification pour éviter toute interruption.
Si cette décision intervient après la date d'échéance, l'organisme n'est plus certifié pendant la période comprise entre l'expiration de son précédent certificat et la nouvelle décision.
Le certificateur retire alors la certification de la liste publique pendant cette interruption et vérifie que l'organisme a informé ses clients des éventuelles conséquences sur les prestations en cours.
Le nouveau certificat prend effet à la date de la décision de renouvellement.
Cette interruption peut notamment perturber l'accès aux financements publics ou mutualisés nécessitant une certification valide.
Pour limiter ce risque, contactez suffisamment tôt votre certificateur et prévoyez une marge pour :
- ● La planification de l'audit.
- ● La préparation des justificatifs.
- ● Le traitement des éventuelles non-conformités.
- ● La décision finale de renouvellement.
13. Quelles règles transitoires s'appliquent jusqu'au 31 décembre 2026 ?
Les nouvelles modalités d'audit prévues par l'article 1er de l'arrêté du 28 octobre 2026 sont entrées en vigueur le 1er novembre 2026.
Toutefois, un régime transitoire permet à certains organismes de continuer à réaliser leurs audits selon les conditions applicables au 31 octobre 2026, jusqu'au 31 décembre 2026.
Cette possibilité concerne les organismes remplissant au moins l'une des conditions suivantes :
- ● Avoir programmé un audit initial avant le 1er novembre 2026.
- ● Disposer d'une certification ou d'une labellisation délivrée conformément à l'article R. 6316-2 du Code du travail.
Ce régime transitoire peut concerner les audits initiaux, de surveillance ou de renouvellement, selon la situation de l'organisme.
Il ne s'applique donc pas indistinctement à tous les prestataires.
Si votre audit est prévu en novembre ou décembre 2026, rapprochez-vous de votre certificateur pour déterminer les modalités applicables à votre situation.
À compter du 1er janvier 2027, cette possibilité transitoire prend fin.
Par ailleurs, certaines dispositions concernant l'impartialité des organismes certificateurs et la compétence ainsi que la déontologie des auditeurs entrent en vigueur le 1er janvier 2027.
14. Comment anticiper les exigences Qualiopi ?
Une préparation régulière permet de limiter les difficultés lors des audits et de renforcer la fiabilité du système qualité.
Centralisez vos documents
Conservez les justificatifs dans un espace documentaire structuré, accessible et régulièrement mis à jour.
Chaque formation devrait disposer d'un dossier permettant de retrouver rapidement les documents nécessaires au contrôle.
Réalisez des contrôles internes réguliers
N'attendez pas l'annonce de votre audit pour vérifier la conformité de vos dossiers.
Vous pouvez, par exemple, sélectionner plusieurs formations terminées et contrôler :
- ● La présence des documents attendus.
- ● La traçabilité des évaluations.
- ● Le suivi des bénéficiaires.
- ● Le traitement des réclamations.
- ● La mise en œuvre des actions d'amélioration.
Préparez les personnes autorisées à participer à l'audit
Les dirigeants et salariés permanents mandatés doivent connaître les procédures de l'organisme et être capables d'en expliquer l'application.
La préparation de la certification ne doit donc pas reposer exclusivement sur un prestataire extérieur.
Anticipez le calendrier de certification
Identifiez la date d'expiration de votre certificat et les échéances de surveillance ou de renouvellement.
Un calendrier partagé et des rappels internes peuvent vous aider à éviter une interruption de certification.
Vérifiez également vos assurances professionnelles
La certification Qualiopi et les assurances professionnelles répondent à des objectifs différents.
La certification Qualiopi atteste de la conformité des processus de l'organisme de formation aux exigences du référentiel national qualité.
Les assurances professionnelles visent, quant à elles, à couvrir certains risques liés à l'exercice de l'activité, dans les conditions et limites des contrats souscrits.
Pour un organisme de formation, plusieurs risques méritent notamment d'être examinés :
- ● Les dommages corporels, matériels ou immatériels causés à des tiers dans le cadre de l'activité.
- ● Les dommages affectant les locaux, le matériel informatique ou les équipements pédagogiques.
- ● Les conséquences financières de certaines erreurs ou fautes professionnelles engageant la responsabilité de l'organisme.
Une assurance responsabilité civile professionnelle peut garantir, dans les conditions et limites du contrat, les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile de l'organisme à la suite de dommages causés à des tiers dans le cadre de son activité. L'étendue de cette protection dépend notamment des risques couverts, des exclusions, des plafonds de garantie et des franchises applicables.
Une assurance multirisque professionnelle peut couvrir certains dommages affectant les locaux, les équipements et le matériel de l'organisme, notamment à la suite d'événements garantis par le contrat, tels qu'un incendie ou un dégât des eaux.
Attention : une assurance professionnelle ne remplace pas la certification Qualiopi et ne couvre pas automatiquement les pertes financières résultant d'un refus, d'une suspension ou d'un retrait de certification.
Il est donc important de vérifier l'étendue des garanties souscrites en fonction des risques propres à votre activité.
15. FAQ
Un formateur indépendant peut-il réaliser son audit Qualiopi à distance ?
L'audit initial doit en principe être réalisé sur place. Si le formateur ne dispose pas de locaux dédiés à la réalisation de ses actions, il peut convenir d'un autre lieu avec son certificateur, dans les conditions prévues par la réglementation.
L'audit de surveillance reste en principe réalisé à distance, sauf dans les situations imposant un contrôle sur site.
Un consultant Qualiopi peut-il assister à mon audit ?
La participation aux audits est réservée aux dirigeants et aux salariés permanents mandatés par ces derniers.
Un consultant extérieur ne remplissant pas ces conditions ne peut donc pas participer à l'audit en qualité de représentant de l'organisme.
Il reste toutefois possible de bénéficier d'un accompagnement en amont pour préparer la certification.
Combien de non-conformités mineures sont autorisées ?
Il n'existe pas de nombre de non-conformités mineures garantissant automatiquement la certification.
La réglementation prévoit qu'au moins cinq non-conformités mineures non levées au moment de la décision constituent une non-conformité majeure.
Chaque écart doit être traité selon les règles applicables.
Est-il obligatoire d'afficher son certificat Qualiopi sur son site Internet ?
Oui. Les organismes certifiés doivent afficher leur certificat dans leurs locaux et sur leur site Internet lorsqu'ils en possèdent un.
En l'absence de site Internet, une copie doit être communiquée aux personnes concernées qui en font la demande, conformément à la réglementation.
Le non-respect de cette obligation constaté lors de l'audit de surveillance constitue une non-conformité majeure.
Peut-on continuer à former si la certification Qualiopi expire ?
L'expiration de la certification Qualiopi n'interdit pas, à elle seule, toute activité de formation.
En revanche, l'organisme ne peut plus se prévaloir d'une certification valide pendant l'interruption.
Cette situation peut notamment empêcher la mobilisation de financements publics ou mutualisés soumis à cette condition.
Les nouvelles règles s'appliquent-elles aux organismes déjà certifiés ?
Oui, sous réserve du régime transitoire prévu jusqu'au 31 décembre 2026.
Les organismes remplissant les conditions prévues par l'arrêté peuvent réaliser certains audits selon les modalités antérieures pendant cette période.
À compter du 1er janvier 2027, cette possibilité transitoire prend fin.
Un changement de dirigeant peut-il entraîner la suspension de Qualiopi ?
Pour les organismes nouvellement certifiés, un changement substantiel de gouvernance et de statuts dans les quatorze mois suivant la première certification peut entraîner une suspension dans l'attente d'un audit complémentaire sur site.
Un simple changement de dirigeant ne doit toutefois pas être assimilé automatiquement à cette situation : il convient d'apprécier si les conditions réglementaires sont réunies.
Une assurance professionnelle est-elle obligatoire pour obtenir Qualiopi ?
La certification Qualiopi et l'assurance professionnelle relèvent de dispositifs distincts.
La souscription d'une assurance responsabilité civile professionnelle ne constitue pas, en elle-même, une condition générale de délivrance de Qualiopi.
Certaines activités, conventions ou situations particulières peuvent toutefois imposer des obligations d'assurance spécifiques.
Il est donc recommandé de vérifier les exigences applicables à son activité et les garanties prévues par ses contrats.
