Puis-je être indemnisé sans facture d’achat ?

1. La facture d’achat est-elle obligatoire pour être indemnisé ?

Lorsqu’un sinistre survient dans vos locaux professionnels, votre assureur doit pouvoir déterminer quels biens ont été endommagés, détruits ou volés, ainsi que leur valeur. Les factures d’achat facilitent cette vérification, car elles permettent généralement d’identifier le produit, sa date d’acquisition et son prix.

Pour autant, l’absence de facture ne signifie pas automatiquement que votre indemnisation sera refusée. Il n’existe pas de règle légale générale imposant de présenter systématiquement une facture d’achat originale pour obtenir une indemnisation.

En pratique, tout dépend de la nature du sinistre, des garanties souscrites, des dispositions de votre contrat et des preuves que vous êtes en mesure de fournir.

Par exemple, si un incendie détruit plusieurs ordinateurs dans votre entreprise, vous pouvez avoir perdu les factures correspondantes. L’assureur pourra néanmoins examiner d’autres documents permettant d’établir l’existence des équipements et d’en estimer la valeur.

Il faut cependant distinguer plusieurs éléments : prouver l’existence du bien, établir que vous en étiez propriétaire ou que vous disposiez d’un intérêt assurable, et démontrer sa valeur au moment du sinistre. Un document peut suffire à établir l’un de ces éléments sans nécessairement permettre de démontrer les autres.

2. Quels documents peuvent remplacer une facture d’achat ?

Si vous ne disposez plus de la facture originale, plusieurs justificatifs peuvent contribuer à établir votre préjudice. Leur valeur probante dépendra de leur précision, de leur origine et de leur cohérence avec les autres éléments du dossier.

Ces documents n’ont pas tous la même portée. Un relevé bancaire indiquant un paiement de 2 000 € effectué au profit d’un fournisseur informatique ne permet pas, à lui seul, de déterminer précisément quel matériel a été acheté.

En revanche, ce relevé, accompagné d’un bon de livraison et de photographies du matériel installé, peut constituer un ensemble de preuves plus convaincant.

Il convient également de distinguer la valeur comptable d’un équipement de sa valeur assurantielle. Une immobilisation entièrement amortie peut conserver une valeur d’usage ou de remplacement.

L’objectif est de reconstituer un dossier cohérent, même lorsque la facture initiale a disparu.

3. Comment l’assureur détermine-t-il la valeur d’un bien sans facture ?

L’absence de facture pose principalement une difficulté lorsqu’il faut calculer le montant de l’indemnisation.

L’assureur doit évaluer le préjudice subi selon les modalités prévues au contrat. Il peut notamment s’appuyer sur les caractéristiques du bien, son ancienneté, son état avant le sinistre et le prix d’un équipement comparable.

Plusieurs méthodes d’évaluation peuvent intervenir.

L’indemnisation en valeur d’usage

La valeur d’usage correspond généralement à la valeur de remplacement du bien au jour du sinistre, diminuée d’une dépréciation liée notamment à son ancienneté et à son état. Sa définition précise dépend toutefois des stipulations du contrat.

Prenons l’exemple d’un ordinateur professionnel acheté plusieurs années auparavant. Même si son prix d’achat initial était de 1 800 €, son indemnisation peut être inférieure si le contrat prévoit l’application d’une vétusté.

L’indemnisation en valeur à neuf

Certains contrats de multirisque professionnelle prévoient une garantie en valeur à neuf, selon des conditions et des limites spécifiques.

Dans ce cas, l’assureur peut prendre en compte le coût de remplacement par un bien neuf équivalent, selon les modalités contractuelles. L’indemnisation peut notamment comprendre un premier versement tenant compte de la vétusté, puis un complément destiné à couvrir tout ou partie de cette dépréciation.

Attention : une garantie en valeur à neuf ne dispense pas de justifier l’existence du bien sinistré. Le versement d’un complément d’indemnité peut également être subordonné au remplacement effectif du matériel, dans un délai déterminé par le contrat et dans la limite des plafonds applicables.

L’intervention d’un expert

Lorsque les dommages sont importants ou difficiles à évaluer, l’assureur peut mandater un expert.

Celui-ci peut examiner les équipements endommagés, les photographies disponibles, les documents comptables et les prix pratiqués sur le marché. Son rôle consiste notamment à établir une estimation argumentée des dommages.

L’expertise ne garantit toutefois pas une indemnisation : elle contribue à déterminer les dommages et leur montant, dans le cadre des garanties du contrat.

Enfin, pour les entreprises assujetties à la TVA, le calcul de l’indemnité peut tenir compte du caractère récupérable ou non de cette taxe, selon la situation de l’assuré et les dispositions contractuelles.

4. Peut-on être indemnisé sans facture après un vol ?

Le vol constitue une situation particulièrement délicate, car les biens concernés ont généralement disparu. Contrairement à un incendie ou à un dégât des eaux, il n’est pas toujours possible d’examiner les équipements endommagés.

Vous devez donc réunir suffisamment d’éléments pour établir la réalité du vol, identifier les biens dérobés et justifier leur valeur.

Prenons le cas d’un photographe professionnel dont le local a été cambriolé. Plusieurs appareils photo, objectifs et accessoires ont disparu. Certaines factures ont été perdues, mais le professionnel dispose de photographies de son matériel, de numéros de série et de documents relatifs à son entretien.

Ces éléments peuvent contribuer à établir qu’il détenait effectivement les équipements déclarés.

Il est également important de vérifier les conditions de la garantie vol : les contrats peuvent prévoir des exigences concernant les moyens de protection des locaux, les circonstances du vol ou les catégories de biens assurés.

Le dépôt de plainte constitue une démarche importante, généralement demandée dans le cadre d’un dossier de vol. Il ne suffit cependant pas, à lui seul, à établir la valeur de tous les biens déclarés.

La déclaration du sinistre doit également être effectuée dans le délai applicable. En principe, l’article L. 113-2 du Code des assurances prévoit que le délai contractuel ne peut être inférieur à deux jours ouvrés en cas de vol, à compter du moment où l’assuré en a connaissance.

5. Qu’en est-il des marchandises et des stocks professionnels ?

Pour les commerçants, restaurateurs et artisans, les difficultés ne concernent pas uniquement le matériel. Un sinistre peut également entraîner la destruction de marchandises, de matières premières ou de produits destinés à la vente.

Or, il n’est pas toujours possible de retrouver une facture individuelle pour chaque article.

Dans cette situation, l’assureur peut notamment examiner les inventaires, les documents comptables, les bons de livraison, les achats enregistrés et les mouvements de stocks.

Imaginons qu’un dégât des eaux endommage une réserve contenant plusieurs centaines de produits. Le commerçant ne possède plus toutes les factures fournisseurs, mais son logiciel de gestion permet de reconstituer les quantités présentes avant le sinistre.

Ces données peuvent aider à établir le montant des pertes, sous réserve de leur fiabilité et des conditions de garantie.

Il faut néanmoins distinguer le prix d’achat des marchandises, leur coût de revient et leur prix de vente. L’indemnisation des stocks ne correspond pas nécessairement au chiffre d’affaires que l’entreprise aurait pu réaliser en les commercialisant.

Les modalités d’évaluation dépendent notamment de la nature des marchandises et des stipulations du contrat d’assurance.

Une éventuelle perte de marge ou de chiffre d’affaires consécutive au sinistre relève d’une analyse distincte et peut, selon les circonstances, être prise en charge au titre d’une garantie pertes d’exploitation, lorsqu’elle a été souscrite et que ses conditions sont réunies.

6. L’assureur peut-il refuser une indemnisation faute de facture ?

Oui, un refus reste possible, mais il doit être apprécié au regard des circonstances du dossier.

L’assureur peut notamment contester une demande lorsque l’existence des biens déclarés n’est pas suffisamment établie, lorsque leur valeur ne peut pas être justifiée ou lorsque le sinistre ne répond pas aux conditions de la garantie.

Il ne faut donc pas confondre deux situations.

Dans la première, vous ne disposez plus des factures, mais vous fournissez plusieurs justificatifs permettant d’établir l’existence des biens perdus et leur valeur. Votre demande peut alors être examinée sur cette base.

Dans la seconde, vous ne possédez aucun élément permettant de démontrer l’existence ou la valeur des biens. L’indemnisation devient beaucoup plus incertaine.

L’article 1353 du Code civil pose le principe selon lequel celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. En matière d’assurance, l’assuré doit notamment établir que les conditions de mise en jeu de la garantie sont réunies et justifier le préjudice invoqué.

Par ailleurs, l’article L. 121-1 du Code des assurances pose le principe indemnitaire applicable aux assurances de biens : l’indemnité due par l’assureur ne peut pas dépasser la valeur de la chose assurée au moment du sinistre, sous réserve des dispositions légales applicables et des modalités d’indemnisation prévues au contrat, notamment en présence d’une garantie en valeur à neuf.

L’assureur peut donc contester le montant réclamé lorsque les éléments fournis ne permettent pas d’établir suffisamment la réalité ou l’étendue du préjudice. L’absence de facture ne constitue toutefois pas, à elle seule, une preuve de l’inexistence du bien déclaré.

7. Que faire si vous avez perdu toutes vos factures ?

Si vous constatez la disparition de vos factures après un sinistre, il est préférable d’agir rapidement plutôt que d’attendre de retrouver tous les documents.

Commencez par déclarer le sinistre à votre assureur dans le délai prévu au contrat. Vous pourrez ensuite compléter votre dossier avec les justificatifs disponibles, selon les modalités convenues avec lui.

En application de l’article L. 113-2 du Code des assurances, le délai contractuel de déclaration ne peut en principe être inférieur à cinq jours ouvrés, ramenés à deux jours ouvrés en cas de vol. Des règles particulières s’appliquent à certains sinistres, notamment aux catastrophes naturelles. Il convient donc de vérifier les dispositions applicables à votre situation.

Vous pouvez notamment :

• ● Contacter vos fournisseurs pour demander des duplicatas de factures ou des confirmations d’achat.
• ● Consulter votre comptabilité afin de retrouver les écritures correspondant aux équipements et marchandises concernés.
• ● Rechercher vos anciens courriels contenant des confirmations de commande, des factures électroniques ou des références de produits.
• ● Rassembler des photographies montrant les biens dans vos locaux avant le sinistre.
• ● Établir un inventaire détaillé précisant les caractéristiques, les quantités, les dates d’acquisition estimées et les valeurs déclarées.

Si certains biens endommagés sont encore présents, conservez-les dans la mesure du possible jusqu’à leur examen par l’assureur ou l’expert, en respectant les impératifs de sécurité.

Il est également conseillé de signaler explicitement à votre assureur les documents manquants. Une estimation présentée comme approximative doit rester identifiable comme telle.

Enfin, demandez à votre assureur quels justificatifs complémentaires pourraient être pris en compte pour examiner votre demande. Cette démarche peut éviter des échanges inutiles et accélérer l’instruction du dossier.

8. Comment éviter ce problème lors d’un prochain sinistre ?

La meilleure solution consiste à organiser la conservation de vos justificatifs avant qu’un incident ne survienne.

Pour une entreprise, cette précaution est particulièrement importante lorsque les équipements sont nombreux, coûteux ou régulièrement renouvelés.

Vous pouvez notamment centraliser les factures d’achat dans un espace numérique sécurisé, conserver une copie de votre inventaire en dehors de vos locaux et mettre à jour la liste de vos immobilisations.

Pensez également à photographier les équipements importants, en conservant si possible leurs références et leurs numéros de série.

Pour les stocks, un logiciel de gestion régulièrement actualisé peut faciliter la reconstitution des quantités présentes à une date donnée.

Ces précautions ne garantissent pas une indemnisation, mais elles permettent de réduire les difficultés de preuve et de faciliter l’évaluation des dommages.

Il est également utile de vérifier que les capitaux assurés correspondent à la valeur des biens à garantir. Un inventaire parfaitement documenté ne compensera pas nécessairement un plafond de garantie insuffisant.

9. Que faire si votre assureur refuse votre demande ?

Si votre assureur refuse de vous indemniser au motif que vous ne disposez pas des factures d’achat, commencez par demander une explication écrite et précise de sa décision.

Vérifiez notamment si le refus repose sur une clause contractuelle, sur l’insuffisance des justificatifs ou sur une contestation du montant réclamé.

Vous pouvez ensuite transmettre des éléments complémentaires et demander un nouvel examen de votre dossier.

Lorsque le désaccord porte sur l’évaluation des dommages, une contre-expertise peut également être envisagée, selon les dispositions du contrat et les circonstances du litige. Les frais correspondants peuvent rester à votre charge, sauf disposition contractuelle particulière.

Si le différend persiste, vous pouvez adresser une réclamation écrite à l’assureur. Une médiation peut ensuite être possible si les conditions de recevabilité sont réunies et si le litige relève du dispositif de médiation concerné. Pour les professionnels, il convient notamment de vérifier l’éligibilité de l’entreprise.

En cas de contestation prolongée, il est également important de surveiller les délais de prescription applicables aux actions dérivant du contrat d’assurance, notamment ceux prévus par l’article L. 114-1 du Code des assurances, ainsi que les causes de suspension ou d’interruption de ces délais.

L’important est de ne pas considérer un premier refus comme nécessairement définitif, tout en gardant à l’esprit que la nécessité de justifier les biens et les dommages déclarés demeure essentielle.

10. Quelle assurance professionnelle peut indemniser vos biens ?

La multirisque professionnelle peut couvrir, selon les garanties souscrites, les équipements, le mobilier, les marchandises et les aménagements de votre entreprise contre différents événements, notamment l’incendie, le dégât des eaux ou le vol.

L’étendue de la prise en charge dépend toutefois des conditions contractuelles, des plafonds d’indemnisation, des franchises et des exclusions applicables.

L’absence de facture n’empêche pas nécessairement l’intervention de cette assurance, mais vous devrez être en mesure de justifier les dommages subis.

Avant de souscrire, il est donc utile d’examiner les modalités d’évaluation des biens, les conditions de remboursement en valeur à neuf et les justificatifs susceptibles d’être demandés en cas de sinistre.

Il convient également de vérifier les capitaux assurés, les éventuelles limitations d’indemnisation et les conditions particulières applicables à certaines catégories de biens professionnels.

Une assurance adaptée et une bonne conservation de vos justificatifs sont complémentaires : la première permet de transférer certains risques financiers, tandis que la seconde facilite la démonstration de votre préjudice.